Yhtymähallitus
Pöytäkirja 03.09.2019/Pykälä 134

Oheismateriaali

Tarkastuslautakunnan arviointikertomus vuodelta 2018 (PDF)

Tarkastuslautakunta	§ 42	16.05.2019
Tarkastuslautakunta	§ 47	24.05.2019
Yhtymävaltuusto	§ 21	04.06.2019
Yhtymähallitus	§ 134	03.09.2019

 

Arviointikertomus vuodelta 2018

 

61/00.02.04/2019

 

Tarklk 16.05.2019 § 42

 

 

 

Päätösehdotus:

Tarkastuslautakunta valmistelee arviointikertomustaan vuodelta 2018 ja jatkaa valmistelua seuraavissa kokouksissa tarpeen mukaan.

 

Päätös:

Tarkastuslautakunta valmisteli arviointikertomusta vuodelta 2018 ja jatkaa valmistelua seuraavassa kokouksessa.

Tarklk 24.05.2019 § 47

 

 

Tarkastuslautakunta viimeistelee ja allekirjoittaa arviointi-

kertomuksen vuodelta 2018 ja toimittaa sen edelleen käsiteltäväksi.

 

Päätösehdotus:

Tarkastuslautakunta allekirjoittaa vuoden 2018 arviointikertomuksen. Tarkastuslautakunta esittää, että yhtymävaltuusto ottaa käsiteltäväksi arviointikertomuksen vuodelta 2018 ja lähettää sen edelleen yhtymähallitukselle tarvittavia toimenpiteitä varten.

 

Päätös:

Tarkastuslautakunta allekirjoitti vuoden 2018 arviointikertomuksen. Tarkastuslautakunta esittää, että yhtymävaltuusto ottaa käsiteltäväksi arviointikertomuksen vuodelta 2018 ja lähettää sen edelleen yhtymähallitukselle tarvittavia toimenpiteitä varten.

Yvalt 04.06.2019 § 21

 

 

Tarkastuslautakunnan päätösehdotus:

 

Esityslistan lisäaineistona:

- Tarkastuslautakunnan arviointikertomus vuodelta 2018

 

Tarkastuslautakunta esittää, että yhtymävaltuusto ottaa käsiteltäväksi arviointikertomuksen vuodelta 2018 ja lähettää sen edelleen yhtymähallitukselle tarvittavia toimenpiteitä varten.

 

Päätös:

Päätösehdotus hyväksyttiin.

Yvalt 04.06.2019 § 21

 

 

Tarkastuslautakunnan päätösehdotus:

 

Esityslistan lisäaineistona:

- Tarkastuslautakunnan arviointikertomus vuodelta 2018

 

Tarkastuslautakunta esittää, että yhtymävaltuusto ottaa käsiteltäväksi arviointikertomuksen vuodelta 2018 ja lähettää sen edelleen yhtymähallitukselle tarvittavia toimenpiteitä varten.

 

Päätös:

Päätösehdotus hyväksyttiin.

 

Yhall 03.09.2019 § 134

 

 

Valmistelija: toimitusjohtaja Leila Pekkanen, puh. 040 830 2789, leila.pekkanen(at)ylasavonsote.fi, hoito- ja hoivajohtaja Anne Mikkonen, puh. 0400 144 501, anne.mikkonen(at)ylasavonsote.fi, hyvinvointijohtaja Seija Kärkkäinen, puh. 040 747 0506, seija.karkkainen(at)ylasavonsote.fi, terveysjohtaja Eija Jestola, puh. 040 712 1040, eija.jestola(at)ylasavonsote.fi, talousjohtaja Petteri Soininen, puh. 040 526 7975, petteri.soininen(at)ylasavonsote.fi.

 

 

Konsernille asetettujen tavoitteiden toteutuminen:

Tarkastuslautakunta muistuttaa, että hyvään hallintotapaan

kuuluu päätösten tekeminen kirjallisesti.

• toteamuksessaan tarkastuslautakunta ei erittele, mistä asiasta ja siihen liittyvistä päätöksistä on kyse. Tilivuoden 2018 aikana ei ole tullut missään valvontatoimissa esiin asioita, joista ei olisi tehty kirjallisia päätöksiä.

 

Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestäminen:

 

Tarkastuslautakunnan näkemyksen mukaan riskienhallinta

ja sisäinen valvonta on hoidettu riittävällä tasolla.

Tietoturvaan tulee kuntayhtymässä kiinnittää erityistä

huomiota.

• Yhtymähallitus on hyväksynyt 15.5.2018 kuntayhtymää koskevan tietoturvapolitiikka-ohjeistuksen, jossa käsitellään tietoturvaan liittyvät eri osa-alueet sekä operatiivinen vastuu ja toimeenpano.

 

Tarkastuslautakunta muistuttaa edelleen, että tilivelvollisten Iista on hyvä liittää tilinpäätökseen.

• puute korjataan seuraavaan tilinpäätökseen

 

Tarkastuslautakunta suosittaa tavoitteiden ja mittareiden asettamista potilas- ja asiakasturvallisuuteen.

• potilas-ja asiakasturvallisuuteen liittyvät mittarit ovat raportoitu kunkin vastuualueen kohdalla niin tilinpäätöksessä kuin kuukausiraportoinnissakin tilivuoden aikana. Kuntayhtymässä on käytössä Haipro-järjestelmä, johon läheltäpiti-tilanteet ja vaaratilanteet ilmoitetaan. Vakavien vaaratapahtumien osalta käynnistetään erikseen vaaratapahtumien tutkinta. Haipro-raporttien käsittely on mallinnettu. Kehttämistoimet käsitellään ja toimenpiteet viedään käytäntöön. Edellä mainittu toimintatapa on jatkuvaa.

 

Hallinto- ja tukipalvelut

 

Tarkastuslautakunta pitää sissitoiminnan kehittämistä

hyvänä ja tarpeellisena, sillä se on todettu kuntayhtymässä toimivaksi malliksi, jota kannattaa edelleen kehittää tarpeen mukaan.

• sisäisten sijaisten yksikön toimintaa on tarkasteltu ja tarkastellaan edelleen mm. päivittämällä yhteiset pelisäännöt esimiesten kanssa

 

Tarkastuslautakunta muistuttaa, että vastuu tarvittavien

tietojen ilmoittamisesta Populukseen on niin esimiehillä kuin työntekijällä.

• Populus-aikataulujen noudattamisesta on muistutettu useita kertoja, aikataulut on tallennettu intraan ja ovat kaikkien saatavilla.

 

Tarkastuslautakunta näkee tärkeänä, että esimiehiä koulutetaan Populuksen käyttöön sekä muistutetaan niin työntekijöitä kuin esimiehiä kirjaamisvastuusta. Erityisesti työsuhteiden laatimiseen tulee kiinnittää huomiota, jotta palkanlaskennalla on käytettävissään riittävät tiedot oikean palkan maksua varten. Tarkastuslautakunta suosittaa selvittämään ongelmia yhdessä tietohallintoyksikön

kanssa. Tietohallintoyksikkö ei ollut tarkastuslautakunnan

saaman tiedon mukaan tietoinen palkan maksuun / työsuhteiden kirjaamiseen liittyvästä haasteesta.

• esimiehille järjestetään jatkuvaa esimiespassikoulutusta, johon sisältyy myös palkkahallinnon osio, tarvittaessa annetaan henkilökohtaista neuvontaa

• käytössä on myös palkkahallinnon laatima "Populusopas esimiehille"

• kyseessä ei ole tietohallintoyksikön toimintaan liittyvä ongelma, vaan aikatauluista ja kirjausten täsmällisyydestä huolehtiminen

 

Talous-, tieto- ja kehittämistoiminta

 

Tarkastuslautakunta pitää taulukkoa hyvänä esittämistapana,

mutta siinä voisi olla kuvattuna hankkeen tulokset ja hyöty kuntayhtymälle, jolloin myös hankkeiden vaikutukset tulisivat esille ja taulukko olisi entistä informatiivisempi

• Otetaan huomioon tilinpäätöksen 2019 laadinnassa.

 

Avovastaanottopalvelut

 

Tarkastuslautakunta pitää hyvänä uusien vastaanottomallien käyttöönottoa ja edelleen kehittämistä.

 

Lääkäritilanteeseen tulee edelleen puuttua nopeasti, jos siellä resurssit vähenevät edelleen. Huolestuttavaa on pysyvien lääkäreiden saatavuus.

 

Tarkastuslautakunta kannustaa miettimään ratkaisuja,

joilla osaava henkilöstö saadaan tulemaan ja pysymään kuntayhtymässä.

• Lääkäreiden osalta on tunnistettu rekrytoinnin haasteet ja uusi kannustava palkkaratkaisu on otettu käyttöön vuoden 2019 alkupuolella.

• Rekrytoinnin avuksi on otettu käyttöön sosiaalinen media muun muassa facebook.

 

Perhepalvelut

 

Tarkastuslautakunta pitää hyvänä omana toimintana toteutettua lastenkoti Taskukellon toimintaa ja pohtii onko syytä lisätä oman toiminnan määrää.

• Lastenkoti Taskukellon osalta on tehty tarveselvitys. Iisalmen kaupungin kanssa valmistellaan yhteistyössä investointiesitys uudesta kiinteistöstä. Esityksen mukaisesti uudessa kiinteistössä paikkamäärä lisääntyisi.

• Kodin ulkopuolelle sijoitettujen lasten määrä vaihtelee huomattavasti vuodesta toiseen. Pääasiassa käytetään jatkossakin ostopalveluja ja aina mahdollisuuksien mukaan perhehoitoa.

 

Tarkastuslautakunta katsoo, että perhetyössä varhaisen toiminnan resurssien turvaaminen katsotaan välttämättömäksi ennaltaehkäisevien palvelujen tarjoamiseksi.

• Vuodelle 2019 on lisätty uutena varhaisen tuen perheohjaajan tehtävä. Lisäksi on otettu määräaikaisesti kolme perheohjaaja. Määräaikaisia tehtäviä esitetään vakinaistettavaksi vuoden 2020 talousarviossa.

 

Tarkastuslautakunta muistuttaa, että erilaiset hankkeet kuitenkin päättyvät ja palvelun turvaaminen hankkeen jälkeen on huomioitava.

• Valtakunnallinen lapsi- ja perhepalvelujen muutosohjelma jatkuu LAPE-hengessä myös uudessa hallitusohjelmassa.

 

Tarkastuslautakunta on huolissaan lastenpsykiatrian lääkäreiden saatavuudesta ja riittävyydestä.

• Lastenpsykiatrien saatavuus ja riittävyys ovat valtakunnallinen ongelma. Ylä-Savossa pyritään turvaamaan palvelut haasteista huolimatta.

 

Aikuissosiaalityö

 

Tarkastuslautakunta näkee tiiviin asiakastyön hyvänä ja se ehkäisee palvelutarpeen laajentumisen.

 

Aikuispsykososiaaliset palvelut

 

Tarkastuslautakunta on huolissaan potilaiden hoitosuhteen keskeytymättömyydestä kotiutuksen jälkeen.

• Yhteistyökokouksissa Julkulan sairaalan kanssa on sovittu yhteistyön kehittämisestä käyttäen sähköisiä etäyhteyksiä kuten Skypeä potilaiden hoitoneuvotteluissa, joilla turvataan hoitosuhteen jatkuvuus laitoshoidon jälkeen.

 

Vammaispalvelut

 

Tarkastuslautakunnan mielestä on tärkeää, että asiakas saa riittävän tuen ja ohjauksen palvelujen valintaan.

 

Hoito- ja hoivapalvelut

 

Tarkastuslautakunta ehdottaa lisääntyneiden tarkastusvelvoitteiden aiheuttamien kustannusten huomioimista budjettia laadittaessa.

• Hoito- ja hoivavastuualuella on keskitetty resurssi vuodelle 2020.

 

Tarkastuslautakunta suosittaa tarkastusmaksujen käyttöönottamista

yksityisiltä palveluntuottajilta.

• Asiasta on pyydetty kannanottoa Kuntaliitosta.

 

Tarkastuslautakunta muistuttaa, että virtuaalihoitoratkaisut eivät saa korvata kokonaan henkilökohtaisia käyntejä, vaan niiden avulla tulee

vapautua lisää työaikaa kenttätyöntekijöille.

• Etähoito korvaa osan käynnistä. Vuonna 2020 etähoito voi olla myös ainoa palvelumuoto ja arviointikäynnit 3 kuukauden välein.

 

Tarkastuslautakunnan mielestä tulee henkilöstön jaksamiseen ja tukemiseen kiinnittää vieläkin enemmän huomiota. Vaikka muiden palvelujen alueella työtapaturmat ovat vähentyneet ovat ne juuri hoito- ja hoivapalveluissa lisääntyneet paljon.

• Työhyvinvointiin vaikutetaan lisäämällä esimiesten resurssia kotihoitoon ja asumispalvleuihin ja TyHy-SIB työhyvinvointihanke jatkuu edelleen.

 

Ympäristö- ja terveysvalvontapalvelut

 

Tarkastuslautakunta arvostaa kuntayhtymän asiantuntemusta ja rohkeutta ympäristönsuojelua koskevissa lausunnoissa

 

Taloudellisten tavoitteiden toteutuminen

 

Tarkastuslautakunta suosittaa myyntisaamisten alaskirjauksen nopeuttamista nykyisen käytännön sijaan.

• Myyntisaatavien alaskirjauskäytännöt tarkistetaan vuoden 2019 loppuun mennessä yhdessä tilintarkastusyhteisön kanssa.

 

Henkilöstötilanne

 

Tarkastuslautakunnan näkemyksen mukaan kokonaisvaltaista,

aktiivista työhyvinvoinnin kehittämistä tulee jatkossakin ylläpitää, jotta sairauspoissaolot saadaan vähenemään ja henkilöstö

pysymään työssään mahdollisimman tyytyväisenä ja tuloksekkaana. Hyvät toimintatavat tulee jakaa kaikkien vastuualueiden käyttöön.

 

Tarkastuslautakunnan mielestä on tärkeää pitää osaavaa henkilöstöä Ylä-Savossa jatkossakin sekä ennen kaikkea houkutella osaajia alueelle tasaisesti kaikkiin kuntayhtymän kuntiin.

• työhyvinvoinnin toimenpiteitä on tehty laajasti niin koko henkilökuntaa koskien kuin kohdennettuina eri yksiköihin. Myös työhyvinvointiin ja erityisesti sairaslomien vähentämiseen on resursointi erillisellä hankkeella (TyhySib).

• keskitetyllä koulutusmäärärahalla koulutus toteutuu omalla paikkakunnalla useammalle työntekijälle.

• eri tapahtumiin ja rekrytointimessuille osallistutaan aktiivisesti.

 

Investoinnit

 

Tässäkin raportissa tarkastuslautakunta suosittelee, että jatkossa investointien toteumaa arvioidaan sanallisesti sekä toteutuneiden ja toteutumattomien osalta nykyistä tarkemmin perustellen

ylitykset ja alitukset sekä toteutumattomat investoinnit.

• toteutetaan vuoden 2019 tilinpäätöksessä.

 

 

Esityslistan lisäaineistona:

- Tarkastuslautakunnan arviointikertomus vuodelta 2018

 

Toimitusjohtajan päätösehdotus:

 

Hyväksytään valmistelijoiden esitysten mukaisesti. Selvitys, toimenpiteet tai perustelut on esitetty kunkin kommentin yhteydessä valmisteluosassa.

 

Päätös:

Päätösehdotus hyväksyttiin.